Новые правила заверения копии трудовой книжки с 01.07.2018 года


С 1 июля 2018 года в России вступил в силу новый ГОСТ, который содержит новые требования к оформлению документов. Одно из наиболее серьезных изменений по сравнению с прошлым стандартом – заверение копий трудовых книжек сотрудников. Новые правила заверения копии трудовой книжки с 01.07.2018 года: требования нового ГОСТ.
Новые правила заверения копии трудовой книжки с 01.07.2018 года

Как поменяются правила заверения копий трудовых книжек с 1 июля 2018 года


Одно из наиболее серьезных заметных отличий обновленного ГОСТ – сейчас вместо 1 варианта заверения копий будет 2, в соответствии с тем, для чего сотруднику требуется копия трудовой.

Копии трудовой можно снимать для внутреннего использования в организации или для предоставления их в иные организации (например, сотруднику планирует брать кредит в банке или оформлять какие-либо льготы/пособия).

Учтите, что сотрудник не обязан сообщать, зачем ему необходима копия трудовой и куда именно он планирует ее представлять! А вот работодатель обязан предоставлять подобную копию в 3-дневный срок после подачи заявления сотрудником.

Копии трудовых книжек для внутреннего использования возможно продолжать заверять по старым правилам. Под реквизитом подпись ставят такие отметки:


  • пишется слово «Верно»,

  • указывается должность лица, заверившего копию,

  • ставится собственная подпись данного лица,

  • в скобках пишется расшифровка подписи – фамилия и инициалы,

  • указывается дата заверения копии.


Кроме приведенных обязательных данных возможно также указание того, что сотрудник на данный момент продолжает работать в этом месте.

Если копия занимает несколько листов, то каждый лист нумеруется. Номер страницы ставится сверху по центру. Расстояние от края листа должно быть не менее 1 см.
Новые правила заверения копии трудовой книжки с 01.07.2018 года

Как заверить копию трудовой книжки по новым правилам для предоставления в стороннюю организацию


Кроме того, что сотрудник может запросить копию трудовой для банка, органы социальной защиты, для другого работодателя и пр., копия данного документа может оказаться нужной для самой организации-работодателя. Скажем, если она подает заявление на возмещение выплаченных пособий.






Основное изменение, появившееся в новом ГОСТ в плане заверения копий трудовых книжек для предоставления в сторонние организации – сейчас необходимо указывать, где хранится оригинал трудовой.

Копия в этом случае заверяется следующим образом:


  1. Ставятся все нужные реквизиты, как и в случае с копиями для внутреннего пользования: от слова «Верно» до даты заверения.

  2. Указывается место хранения оригинала трудовой. Пишется фраза «Подлинник документа находится в ООО «Труд» в деле №50 за 2017 год» (пишутся нужные сведения).

  3. Если у организации есть печать, ее тоже требуется ставить. Причем она не должна захватывать собственноручную подпись лица, заверявшего копию.


Новые правила заверения копии трудовой книжки с 01.07.2018 года

Обязателен ли новый ГОСТ к применению


Новый ГОСТ по оформлению документов, как и большая часть прочих стандартов, носит рекомендательный характер. Естественно, что вы можете совсем не обращать на него внимания и в формальном смысле это не будет нарушением.

Тем не менее, стандарты в подобных ситуациях для этого и принимаются, дабы все организации опирались на них и вели документооборот по одним правилам.

А значит, лучше держаться обновленных правил, в особенности, если копия трудовой делается для сторонней организации. Это станет и неким уважительным жестом по отношению к сотрудникам той организации.

Новый стандарт будет обязателен для организации лишь в случае, если правила вступившего в силу с 1 июля 2018 года ГОСТ непосредственно прописаны как обязательные внутренним приказом/распоряжением руководства. В таком случае кадровые сотрудники имеют право заверять копию трудовой только по новым правилам, вступившим в силу 1 июля 2018 года.



Понравилась статья? Поделиться с друзьями: